项目控制如何适应不同的项目管理阶段?

了解你的项目术语——“项目管理”和“项目控制”不是一回事。如果不知道其中的区别,你就无法提高工作效率。

简单地说,项目控制是项目管理的重要组成部分,需要在从启动到结束的每个阶段实施。

本文介绍了项目控制如何适应项目管理的每个阶段,以及可以用来重复交付成功的、有价值的项目工具。

什么是项目控制?

在深入探讨之前,让我们先了解一下由项目管理协会定义的术语:

项目——“定义、计划、监控、控制和交付项目的过程,从而实现一致的利益。”

项目管理——“对众多独立过程组合的管理,其中许多与项目控制的附属学科有关。”

项目控制——“应用过程根据项目计划来衡量项目绩效,以识别和纠正偏差,从而实现项目目标。”

项目控制如何适应不同的项目管理阶段?


简单地说,项目管理确保了许多不同过程的成功完成,而项目控制确保这些过程实际上朝着正确的方向前进(被归类为“成功的”)。

它可以确保项目被正确地完成,并且“正确的”项目在第一时间被选择。

项目控制的存在是为了回答三个重要问题:

▪ 这个项目将花费多少钱
▪ 这个项目需要多长时间
▪ 项目将交付的价值或质量

在实际的项目管理中,这些转换为控制项目范围,满足质量要求,保持项目进度和预算,管理风险,识别问题,并确保项目对公司有利。

这其中的很多内容都可以归结为收集和管理数据、发现趋势、预测结果、报告进展以及积极地将所学付诸实践。

如果不控制这些,项目很快就会变得非常低效和昂贵。

项目控制如何适应不同的项目管理阶段?


现在我们知道了我们要处理的内容,让我们看看如何在整个项目管理周期中实际应用项目控制。

计划阶段

项目管理的第一阶段是计划并概述你的基础知识:你需要解决的问题,需要参与的人员以及你将要做的实际工作。

你需要确定利益相关者并定义项目目标,从而为项目成功设定界限。
成功的一部分取决于提供切合实际的成本和时间估算,这两者都是项目控制的一部分。

如此众多的项目失败仅仅是因为它们低估了时间或金钱的限制,因此你需要尽可能精确地预测这些变量。

最好的方法是分析过去类似项目的绩效数据。特别要注意:
▪ 项目中涉及的所有任务
▪ 每个项目阶段花费了多长时间
▪ 每个任务的预算支出
▪ 项目活动如何在你的团队中分布
▪ 项目工作的可计费与不可计费比率

开发阶段

项目管理的建立或开发阶段都是关于使工作顺利进行。这是团队集合、涉众会议和计划任务的地方。

再者,项目控制是成功的关键。成本估算变成预算,时间估算变成进度,项目控制负责四个重要方面:

计划/调度:项目计划和调度的开始,调度工作的准确监视和报告,以及任何“偏差”的快速检测和纠正,以使你的调度回到正轨。

成本控制:监控费用和绩效,监控预算支出,并采取行动以达到最低成本。

成本估算:成本控制和成本管理的基础,预测所需资源的数量和价格。

成本和进度风险分析:对项目进度和成本的风险评估。分析考虑到预计的交付日期,满足截止日期的可能性,以及对项目成本风险的识别。

实施阶段


把你的计划付诸实施!这一阶段虽然收获颇丰,但也有很多挫折。

你需要让你的团队专注于清晰的议程,以确保没有人会偏离轨道。这很大程度上取决于能否准确诊断团队的进展和活动。

收尾阶段


完成项目意味着项目控制元素结束了吗?不完全是。

你需要能够回顾它的总体表现,理解导致成功的趋势和过程,这样你就可以在未来的项目中重复。
你的团队达到目标了吗?他们是否以预期的速度前进?你是否提供了高质量的产品,但仍然坚持预算?还有工作要做吗?良好的项目控制可以让你评估这些要点。

因此,做一个彻底的汇报-编译性能数据并将其分解到项目任务级别,以发现新的经验教训。

你应该明确规划你的项目是如何发生的——在哪里花费了时间,活动在哪里偏离了轨道,以及有限的生产力——并在你的新项目中构建有效的措施,以进一步控制它们。

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