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如何“极速”写出一份高质量的PPT

纯干货:凭什么我能用3小时写好一份PPT,而你一个星期也写不出来 ...
微信公众号:张良计(ID:zhang_liangj)

今天的分享,是关于如何“极速”写出一份高质量的PPT。

实际上,有一些PPT技巧能够大幅缩短我们的写作时间,提高效率。现在一份二三十页的方案,我基本上3小时左右就能写完。

另外,我曾经帮人写过EMBA的论文,对方给我的时间是一个月。最后我一个星期就写完,顺带连答辩PPT也做了,最后顺利通过考核;

我曾经一个通宵的时间写出一份50页的传播方案,最后让客户买单;

我曾经在晚餐时间内弄好一份汇报方案,然后提报给即将到来的客户领导;

这些看似不可能的任务背后,都有着相似的通用技巧。通过长期不断的实践,我认为,极速PPT是可行的。今天Boy 就简单分享一下这方面的心得。

1. 无提纲,不写作

想要极速写好一份PPT,先要从写Word 文档开始。什么意思?

在打开PPT 之前,先打开Word 拟好一份提纲。

过去Boy 多次强调了提纲的重要性,但是没有系统地介绍写法,今天重点分享这一块。

PPT提纲,提供的是方向性的写作指引。它并不是一个落实到细节内容上的写作方法。但是有了这份指引,接下来写PPT就会像工厂的生产流水线一样,一切按部就班,有条不紊。

一份好的PPT提纲,有两个关键因素:主题和受众。

主题,即这份PPT想要阐述的核心问题是什么;受众,即观看(或收听)这份PPT的人是谁。

比如我曾经接到一个主题是:在中国,如何做好足球营销?

受众是客户方的市场总监,而且他是一个外国人。

在动笔之前,我先通过同事打听到这位市场总监来中国不到半年,可以说对本土市场一无所知。他突然接到总部的命令,要在中国开展足球营销来推广品牌和产品。那么这份PPT实际上是对他进行一番“科普”,让他了解中国市场。

想要把这个问题讲清楚,首先要考虑应该从哪几个方向去写?这里有一个原则,叫:

先宏观再微观,先趋势再细节。

宏观,就是大的背景信息。它们并不一定和陈述的主题有直接关联,但却能够潜移默化地影响受众对主题的理解。

微观,就是能够直接回应主题的内容答案。

根据之前掌握的信息,想要为这位市场总监科普在中国如何做足球营销的问题,以下至少4个方向是必须涉及到的:

1. 宏观:中国足球的发展概况?

2. 宏观:中国的足球文化是怎样的?

3. 微观:有哪些比较成功的足球营销案例?

4. 微观:对我们的品牌有什么启示?

这4个方向,基本上按照“是什么,为什么,怎样做”的逻辑顺序进行了铺陈,这叫一级提纲。

在确定了一级提纲之后,我们需要继续对一级提纲中的每一个方向进行纵深细化。

比如“中国足球的发展概况”这一条,继续向下拓展可以拆分成:

a. 中国足球的发展历史;

b. 国家政策对中国足球发展的影响;

c. 中国足球经历了哪些重大的标志性事件;

再比如“中国的足球文化是怎样的”这一条,继续向下可以拓展为:

a. 中国的球迷是怎样一群人?

b. 中国的球迷文化有怎样的特点?

c. 球迷们喜欢讨论关于足球的哪些话题?

d. 他们在哪里讨论?

这叫二级提纲。

当把一级提纲中的每个方向都细化完,就形成一份更具写作性的二级提纲,如下:

1. 宏观:中国足球的发展概况?

a. 中国足球的发展历史;

b. 国家政策对中国足球发展的影响;

c. 中国足球经历了哪些重大的标志性事件;

2. 宏观:中国的足球文化是怎样的?

a. 中国的球迷是怎样一群人?

b. 中国的球迷文化有怎样的特点?

c. 球迷们喜欢讨论关于足球的哪些话题?

d. 他们在哪里讨论?

3. 微观:有哪些比较成功的足球营销案例?

a. 日化品牌;

b. 汽车品牌;

c. 金融品牌;

4. 微观:对我们的品牌有什么启示?

a. 创意表现的启示;

b. 平台资源的启示;

c. 消费者互动的启示;

d. 媒介策略的启示;

这个时候我们再打开PPT,把提纲中的每一个标题都作为PPT里一页(或几页)的标题,此时你就有了一份将近20页的PPT框架(如下图)。

纯干货:凭什么我能用3小时写好一份PPT,而你一个星期也写不出来 ...

以上就是撰写一份PPT提纲的大致流程。需要重点说明的是,撰写提纲的时候一定要理解受众的需求,尽量保证所列出的内容方向是受众真正需要知道的信息。

还是以刚才的例子为例。假如我面对的市场总监是一个中国人,而且他自己还是个球迷,那么我们的提纲就不用花过多的笔墨在背景介绍上,而是着重在营销方法的分析上。这时第四部分“对我们的品牌有什么启示” 就需要进行更详细的介绍。

记住,知己知彼,百战不殆。




2. 按标准化排版来填充内容

写好提纲之后,下面我们要做的是给每一页PPT填充内容。

打个比方,此时我们已经造好了PPT的生产流水线,接下来要把有价值的信息资料放在流水线上,生产出优质的PPT产品。

关于找资料这一点,我在往期文章《超实用干货:别再用百度找资料了!高薪人士都是这么做的》中做了非常详尽的介绍,这里不再赘述。

大家只用记住,之前PPT提纲中的每一个标题就规定了这一页所需要的信息内容。

比如“中国足球的发展历史” 这一页。想要说清楚这个标题,我们需要在网络上找出各种相关文章,将中国足球的发展历史按照纪事年表的形式罗列出来(如下图,为表述方便,这里都写成中文)。

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找到了每一页标题对应的内容,我们就需要把它们按照“标准化排版”来进行填充。

所谓标准化排版,就是最简单粗暴的“标题-文字-图片(或图表)”式排版法。除此之外,所有花里胡哨的装饰,点缀,动画,字体效果等全部不要。

实际上,这是咨询公司最喜欢用的排版方式,因为它不仅能清楚地呈现信息,而且,非!常!节!约!时!间!

比如下面这两张PPT,就是经典的标准化排版。

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它们遵循的是下面这种排版形式:

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另外一种比较常见的排版是“背景大图+标题+简略文字”,这种多使用在PPT的封面,结尾或者中间分章节的地方,作为“休息”页。它起到承上启下,暂停舒缓的效果。比如下面这两张:

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它们遵循的是下面这种排版形式:

纯干货:凭什么我能用3小时写好一份PPT,而你一个星期也写不出来 ...

如果时间紧张,我所有的PPT都会按照上面两种标准化排版的方式来写作。它们基本上能满足90%的PPT制作需求。

如果时间充裕,后期可以根据需要,在这两种排版的基础上做一点变化。比如调整文字区域或缩小图片等等,让PPT看起来整齐划一,而不是绚丽缤纷。

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想要极速做出一份PPT,就要把时间精力花在最重要的呈现信息上。PPT的美化只能是锦上添花,绝不是雪中送炭。




3. 反复检查,逻辑自洽

到了这个阶段,我们按照前面搭好的PPT生产流水线,已经将所有信息填充在了PPT框架里。

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如果按3小时为一个制作周期的话,这个时候我们应该只剩下半个小时时间检查。此时检查的重点有两个:

a) 每一部分的内容配比是否合适

还记得前面PPT提纲里提到的关键因素吗?

PPT的主题和受众。

最后的检查,就是围绕这两点进行。受众的不同,决定了PPT呈现信息的比例侧重不同。如果对方是一个“初级选手”,那么就要把主题内容放在科普教育上(内容占比60%以上),不要铺陈太多深刻的内容;如果对方是一个“老司机”,那么宏观背景介绍的信息(最多10%)就一笔带过。

写好PPT初稿之后,从第一页到最后一页进行反复阅读。这时每一页PPT的标题就起到了很好的指引作用。通过快速阅览标题来知晓内容信息的大致比例,根据受众的接受程度来调整信息的配比。

b) PPT 是否讲述了一个完整的故事

很多时候,我们做PPT容易做出虎头蛇尾的感觉。

有时,开头很宏大,提出了很多问题,但后面却没有一一对应的答案;

有时,中间部分写high了,完全不顾头尾的篇幅,听众听到一半就昏昏欲睡;

甚至有时,主题拔地太高,一下子不知道该怎么收尾,承上启下出现问题;

这些都是没有从讲故事的角度去设计PPT。任何一份PPT,无论是调研报告,还是商业计划书,抑或是市场营销方案,它们都在讲述一个故事。

既然是讲故事,那么就得按讲故事的逻辑。它就要有:

起因:发现了什么现象?产生了什么问题?

过程:你如何克服困难?你有什么办法解决问题?

结果:最后产生了怎样的后果?你如何去评判这样的结果?

拿一份商业计划书举例,按照讲故事的逻辑线,它是这样的:

起因:你在市场上发现了一个没有解决的需求;

过程:为什么这个需求得不到解决?你有什么独到的解决方案?为什么你的解决方案能够成功?为什么你的产品能够吸引用户?为什么你的服务可以赚到钱?

结果:为了做成这件事,你需要什么资源?为什么偏偏是你能做这个事情?

拿一份市场营销方案举例,它可以是这样的:

起因:你的产品遇到了什么问题?(产品不好卖?品牌形象太差?...)

过程:你想通过哪些方法来推广你的产品?(传播策略?媒介策略?...)

结果:你用什么标准来评判成功?(市场声量?销量?...)

写好一份PPT后,按照基本的故事逻辑线去检查评估,这就叫逻辑自洽。

以上就是Boy 关于极速写作PPT的一些心得。

最后再多说一点。“极速”其实是一个相对的概念,它的重点是提升我们在日常PPT写作时的效率。比如我以前写一份PPT要花三天,现在只要三个小时;你以前写一份PPT要一个星期,掌握了这些方法现在只要两天,这就是进步。

它只是技巧,但在这些技巧背后,很可能是300,甚至3000多个小时的刻意练习。

还是那句话,一切无他,唯手熟尔。

谢谢大家的时间。
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