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年终总结的4个大坑,你可千万别中招!

年终总结的4个大坑,你可千万别中招!

微信公众号:秋叶PPT(ID:PPT100)
年终总结应该怎么写,才能安全避坑呢? 教你 4 招,获得 BOSS 认可。
做年终总结时,有人会去找度娘:「2017 最新大气商务年终总结 PPT 模板」然后把东拼西凑的内容贴到「点击此处 输入文本」。
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
漂亮的模板会为总结增色不少,但领导首要关注的东西,是这个吗?
还没见过谁纯粹因为 PPT漂亮升职加薪的,顶多会让你做更多的 PPT(憋问俺是怎么知道的……)
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
年终总结最重要的是呈现你完成目标、解决问题的能力,这才是职场中安身立命的核心。
但很多职场人,往往把注意力放在 PPT 是否炫酷和精美上,却在年终总结的内容和表达上不幸堕入「四大天坑」,失去了这个绝佳的展示机会。
那么年终总结到底应该怎么写呢?
 来,上车~
一号坑——散,乱,多
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
我们先来看一份躺在这个坑里的总结:
2017 年一月份,我参与了新产品的开发项目;二月参加了某专业技能的培训;三月,客户反馈老产品有问题,和客户深入沟通分析需求后,我们在四月底提供了解决方案,经过反复的沟通和协调,客户比较满意,表示愿意增加第二年的采购数量。 五月,应客户要求准备项目建议书和报价。六月去上海出差参加行业展会,七月……
这就是一些职场人最天真的想法:写的越详细、越多越好,显得自己辛苦嘛。
但是你有没有想过——
用时间线完成的总结就像流水账,领导根本记不住你到底做了些什么、做成了什么,那又怎么体现你的价值?
参加了什么培训,学到了什么技能,看了什么书,认识了什么人……这种琐碎的个人成长经历,领导 care 吗?
显得辛苦又如何?哪个领导不觉得他自己才是最辛苦的?
避坑策略: MECE分类法
利用金字塔原理的 MECE 法则,不重叠,不遗漏,对照目标把繁杂的事情分成几个类别,让思路清晰,表达清楚。
打个比方,MECE 就像是把一堆五颜六色的糖果按照颜色分类,装进对应颜色的盒子里。
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
我们用 MECE 方法整理下这份总结:
根据项目分类,参与了三种类型项目:开发类,维护类和推广类;
根据职能区分,负责三种职能的工作:行业调研,竞品分析,需求分析。
所以,他表述时可以这样说:
2017 年,我参与了三种类型的项目,分别是产品开发类、维护类和推广类,实现了……的业绩。
在产品开发类的项目中,我主要负责了三种职能的工作,分别是行业调研、竞品分析和需求分析。
在大量的调研分析工作中,我有这样三点重大发现,有助于改进我们的产品体验……
怎么样,是不是清楚多了?
通过 MECE,不仅帮你把繁琐的工作划分的有条有理,也让 BOSS 从宏观上立即清楚的知道你做了什么,会给人头脑清晰的印象,才有机会给你更大的发挥空间。
二号坑——缺少观点
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
这个坑里的重灾区在图表,比如:
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
虽然用不同颜色标注,也有具体数据,但这样的年终总结可能还是个「假总结」。
为什么呢?大部分人对图表存在两个「误解」
只要贴上图表,就能说明一切问题,用数据说话嘛~
图表一定比文字更直观,更易懂。
其实,真实的情况是这样的:
图表只是证明观点的论据,你的观点才是主角;
图表虽然能更直观的展示信息,如果不加以引导,反而会消耗更多的「理解成本」。
比如刚才这份图表,图表看完了,难道仅仅是为了告诉 BOSS 产品的销量?
那该怎么改善呢?
避坑策略: 有观点、有引导
其实这份总结想表达的是 6 月份采取新的销售策略后,产品销量的变化。 
那么我们把「无观点」的【2016,2017 两年产品销量情况】改为「有观点」的【新策略对产品销量的促进】。
为了引导去看关键点,不被旁枝末节分散注意力,我们这样做:
标注 6 月份这个关键节点;
把 2016 年销量线条变成灰色;
去掉下方的数据表格。
于是经过这样的改造,就可以把图表改为这样:
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
当展示这个图表的时候,老板先看观点,再结合观点看重点,一目了然,是不是使信息更加有效的传达了?
三号坑——缺少分析
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
在汇报时,可能还会遇到 BOSS 的另一个问题:总结的很好,但这件事你怎么看的
这个看似简单的问题,其实是一道分隔普通职员和管理者的鸿沟,一道区分工具型职场人和开拓型职场人的分水岭。
如果你仔细观察会发现,公司给勤勤恳恳的员工发奖金,颁发劳动模范称号,但是提拔的却是能够解决问题的人。
而能解决问题人,都具有分析能力
如果没有思考过,可能只会说,降低成本,提升质量和满意度这些人云亦云的话。这怎么能体现你的价值呢?
避坑策略: 分析四板斧
分析技能,看起来很高深,其实也有套路。 
为大家介绍一个实用方法,人称「分析四板斧」
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
分解:导致问题的因素有哪些?
假设:这些因素中,哪个可能是关键因素?
求证:收集信息,验证假设;
击破:对关键因素提出解决方案。
我们用老板最关心的「销量」为例,怎么分析和回答问题。
问:销量下降是怎么回事?
分析如下:
分解:销量下降一般有两个因素:竞争加剧,需求减少;
假设:假设是市场竞争造成销量下降;
求证:查到主要竞品的销售量今年也在大幅下降,看来是需求问题。于是查询了五年的行业总出货量,果然,需求是在降低的;
击破:所以经过我的分析,是需求减少造成的,我的对策是……
四号坑——缺少套路
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
「我需要和客户谈判时获得优惠条件授权。」
「我的部门需要再招两名研发。」
「我认为……我需要……」
如果在年终汇报时,使用这种笼统的表达,在职场沟通上是很不成熟的,这不符合说服的规律。
所以你在争取资源或奖励的时候,就很难给领导足够的说服力。
避坑策略: SCQA表达法
所谓 SCQA 模型——
背景(Situation)确保说话时,你和其他人能站在同一背景的里面。
冲突(Complication)推动故事情节发展,并引发对方脑子里产生下一个疑问。
疑问(Question)顺势而为,将对方脑子里的疑问说出来。
回答(Answer)最后妥妥地传递出自己想表达的信息。
我们先来看看杰出员工代表——诸葛丞相是如何汇报工作的。
年终总结的4个大坑,你可千万别中招!
整理一下 ,你会发现逻辑是这样的:
S(背景):皇上,你爸爸创业一半死了。
C(冲突):我们没钱了,眼看要完啊。
Q(疑问):你说怎么办?
A(回答):不要怕,叔叔出去接着创业,你在家要乖。
瞧,高人吧??
年终总结不是一个难得的职场汇报机会,同样值得你用 SCQA 来表达,而且每一类型的人都能找到自己的方式。
比如你的业绩非常好——
S(背景):我的工作不仅达标,而且超标,我总结出了一系列亮点。
C(冲突):还是有一些问题制约我做得更好。
Q(疑问):明年业绩如何才能上更高台阶?
A(回答):我的改进对策及建议是……明年我的更高目标和具体安排,请您给我授权。
或者你完成的中规中矩——
S(背景):我的工作按计划执行中,取得了 ××× 进展,部分数据在行业内指标领先。
C(冲突):遇到了一些实际的困难和问题。
Q(疑问):如何解决以上问题?
A(回答):需要领导支持(给资源),下一步工作我充满信心。
或者你根本就没有达标——
S(背景):工作任务重,种类多,我加班我熬夜,我很努力。
C(冲突):突如其来的任务/意外情况,我做出了巨大牺牲,取得了巨大的成绩。
Q(疑问):为什么今年的任务还差10.7%未完成?
A(回答):困难督促我成长,积累的经验为明年更大的进步做好了铺垫。(请谅解)
仔细对比你就会发现,以上这三种思路虽不同,但都分别步步指向自己的目标:要么求授权、要么求资源、要么求谅解。
明智的人不会仅仅在工作总结里总结,而是要通过汇报的机会争取各种资源。
毕竟,工作总结是制度规定里面允许你和上级领导沟通的一种重要武器。
总结
OK,以上这就是年终总结的四大天坑,一起回顾下避坑策略:
工作内容——MECE 分类梳理法;
数据图表——有观点,有引导,有重点;
问题分析——「分解→假设→求证→击破」四步分析法;
表达套路——SCQA 表达法。
Growth Hacker(增长黑客):增长黑客是依靠技术和数据来达成各种营销目标的新型团队角色。从单线思维者时常忽略的角度和高度,梳理整合产品发展的因素,实现低成本甚至零成本带来的有效增长…

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