美团人的写作基本功是如何练成的

美团,王兴非常重视写作。

他曾经说过:

写作是我要带头苦练的基本功,是非常基本的能力。因为一个事情要积累的话,就得书面化。写作看起来和业务没什么关系,但这是一个非常共通的、极其基础的、每天都在发生的事情。大家认为有很多事情不统一、不稳定,没有足够书面化是原因之一。写作是广泛使用的,它适用于每个职能和业务。另一个角度,你要对外传播就得写下来,你想不清楚,就写不出来,或者写出来也觉得很不满意,真正靠即兴发挥是不太靠谱的,要把东西写出来,首先要想的清楚。

美团历来重视书面化工作,王兴经常在重要会议中强调书面化的标准,联合创始人穆荣均也以身作则,在自己的学城(美团内部的知识管理系统)上沉淀了大量重要的文档。

2018年,美团上市之际,美团更是在“猛学亚马逊”的号召下,倡导全员苦练写作基本功,工作书面化、文档化,并把会议汇报也从口头改为书面汇报,用Word材料替代了PPT材料。这跟亚马逊如出一辙。

在美团,到底什么是写作基本功?为什么美团要强调写作基本功?如何练好写作基本功?写作有哪些规范可以遵循?

美团人的写作基本功是如何练成的

01

什么是写作

职场中,90%的场景都需要用文字去达到合作、说服、调动、拒绝、通知、解释的目的。这些文字往往都承载着具体的工作任务,有着明确的的方向和目标。

写作,就是用文字进行书面化的过程,是我们把所做的工作落实到白纸黑字的文档中。这是一项重要的工作能力,是“基本功”中的基本,是从CEO到一线员工都需要持续提升的能力。员工的写作能力,对于一家业务复杂程度高,执行链条长的企业来说意义重大。

高效写作能力,可以体现在Word、Excel、PPT、E-mail等各个载体上。在美团,Word(叙述形式)相比PPT(演示形式),能更好地描述和澄清问题、促进沟通共识、促进积累和沉淀。

02

为什么要写作

静下心来想一想,你在工作中是不是曾经遇到过这些情况:

“决策过程不够严谨,决策后的执行不能延续,中间发生的各种变化时,要么没有记录,要么记录不清晰,有复盘的动作没有沉淀下项目的成果……”

这些是我们在很多事情上不断踩坑、大量重复返工的原因,写作可以在最大限度上减少上述情况的发生。

● 书面化记录,能够帮助我们记录决策过程,固化决策结果,让决策及执行更有依据,当情况发生变化时,也能及时查找,对齐信息后重新讨论再出发。

● 写作能力,是开展各项业务的基础动作。它看起来好像与业务发展没有直接关系,殊不知,却是在各个业务、各个团队每天每刻都在发生的基础工作。大到一个项目策划案,小到一条微信留言,没有很好的写作能力,就没办法把事情书面化,更谈不上让有价值的信息进行有效流转。

● 高效写作能力,是澄清问题和达成共识的工具。比如,在与他人沟通时,可以呈现专业、成熟的职业形象;避免一件事情反复讲解但对方还是跟第一次听一样;在需要催批审核流程时,向审批人清楚描述审批要点和风险点,提升审批效率。

【短期来看】写作可以提升工作开展的效率

(1)帮助结构化思维,以更有逻辑的方式去梳理并呈工作成果。

(2)帮助各方迅速对齐信息,再做更有深度的讨论与决策。

(3)会议纪要向各相关方传达会议精神,推动下一步工作,落实具体事项。

【长期来看】写作是公司和个人发展与迭代的制胜法宝

(1)文档积累:是反思与自我提升的基础,可以经常复盘。

(2)沉淀方法论:这些思考与经验,为团队新人、新事提供很好的教材与发展基础。

(3)决策依据:长期保留的会议纪要,一方面避免相关方决策后出现反复,另一方面可以作为未来复盘战略决策或业务思考的重要依据。

03

什么情况下要求写作

美团要求每一位员工都能有工作书面化的意识,记录下工作的想法,锻炼逻辑思考、写作水平与表达能力。这包括但不限于以下几个方面:

(1)会议活动:会前材料,需要精心准备纸面材料并在会议开始时发放给参会人,而非全部凭借口头表达或临场发挥来开会。会后整理会议纪要,主要决策,待办,并将纪要发放给所有参会人,并有专人存档。

(2)工作汇报:系统化地复盘、总结工作进展或思考,以日志、周报、述职、专题复盘、主题分享等形式,留存宝贵的经验教训。

(3)客户沟通:与外部的交流、沟通、合作、祝贺等,需要记录下来,发放给相关方,并有专人存档。

(4)项目专题:项目设置文档负责人,负责最终项目产出的工作文档,记录每一个阶段SMART的目标并将文档留存(如上传至学城)。

注:SMART原则又称目标管理法则,其中S=Specific,具体的;M=Measurable,可衡量的;A=Attainable,可实现的;R=Relevant,相关性;T=Time-bound,有时限

美团人的写作基本功是如何练成的

04

写作要遵循哪些原则

原则一:Don't Make Me Think

美团有一条价值观是“以客户为中心”,一切多从读者阅读和理解的角度出发,尽量增加可读性、减少读者理解障碍。用图表更容易说清楚的,优先使用图表。

原则二:规范

术语、专有名词等要使用标准规范形式。例如,Photoshop不要写成PS,微软不要写成MS。同一概念要始终采用一种形式。术语的形式包括中文全称、英文全称、英文简称等,只用其中一种。例如,不要一处用Microsoft,一处又写成微软。整篇文档最好不要用超过两种以上的字体,字号大小合适,项目编号缩进位置、行间距等保持一致。

原则三:结构化

行文需要逻辑清晰,要点突出。常用结构是所谓“金字塔结构”,即先说中心意思,跟着内容的展开,结尾可以选择做一下总结。对一篇文章来说,首段需要讲明白文章的目的、要解决的问题等;对一个段落来说,首句要讲明白本段的中心意思。一般文章的思路可以是:提出问题或者需求,目前有哪些解决方案,各有哪些优点和缺点,我提出的方案是怎样的……

原则四:简洁

如果一句话或者一个段落的存在与否无碍于传递文章中心内容,那么就应该被删掉。职场写作要谨遵KISS原则:keep it short and simple。句中不能有多余的词,段中不能有多余的句。

05

写作有哪些步骤和要点

可以简单分为构思、写作、修改三个步骤。

第一步:构思

(1)弄清楚谁是文档的读者

在开始写作之前,先确定阅读者是谁,职场写作面向的读者,一般是领导、同事、客户、合作伙伴等。这就要求我们要站在读者逻辑而不是作者逻辑的角度去做全局的思考。比如:Ta对这个议题的理解程度如何、最希望获得哪些信息、会有哪些疑问。进一步地,我们需要提前想好阅读对象的立场下,可能同意的理由、可能反对的理由,并针对这些理由准备更多信息。

(2)用金字塔原则搭建文档框架

在四个原则的指导下,搭建有结构的思维框架,进行清晰高效的表达和问题分析。

● 结论先行:强调一次表达只支持一个核心观点或中心思想,并且要放在开头的位置。

● 以上统下:强调上下层级之间的论证关系,上一层结论是对下一层信息的概括和总结,下一层信息则是对上一层结论的解释和说明。

● 归类分组:强调分类的意义,具有相似性或相互关联的信息按照一定的标准进行分类,归纳到同一个逻辑范畴。

● 逻辑递进:强调同一层次、同一组信息之间要进行比较,按照一定的逻辑顺序进行排列。

(3)组织好材料来实现目标

广泛收集各种素材,增加说服力和吸引力。

第二步:写作

(1)开头直切主题、说明“来意”,不多寒暄

职场写作不是写小说,不需要故弄玄虚让读者等着揭开层层迷雾。职场写作的读者,他们希望看到的内容尽可能简单清晰。建议使用直截了当的开场白,不用过多寒暄,比如“目前在某某方面有如下问题,我们有几个建议方案…”、“根据上次沟通共识,我们需要在某某日期之前完成…”、“因某某事情需要,我想要了解这个信息以推动某某事,我的需求如下,希望你支持…”。

(2)逻辑和结论需要合情合理

● 完整展示核心叙述。把叙述分成几个独立而有逻辑的部分,清晰地描述每一个部分,并且从一个部分符合逻辑地过渡到另一个部分,直到最后的结论。

● 使用数据支持决定。数据要有足够的说服力来支持你的诉求。

● 确保每一部分的内容独立并且完整。每个部分组合起来能够推导出结论,可以使用一个简单的自我测试:你相信自己的结论吗?如果自己都不相信你所叙的结论,没有其他人会相信。

(3)要简洁和具体

对每一个段落和句子,问自己为什么读者会关心这点。这一段或这一句会怎样帮助你的推理。要尽量写短句,使用简单的语言对问题和事件进行具体的描述。适当划分段落,让阅读者看完一段能喘喘气、不憋气。不需要将自己知道的所有事情(不论是否与主题直接相关)全部倒出来。多用简洁醒目的标题或提示语,比如“背景为”、“方案如下”、“决策点”、“下一步Todo”等等。如果要阐述3个以上意思,建议在每个句子前用数字序号标注。

(4)给出建议而不是抛出问题

文档结尾交代清楚你的建议是什么,下一步行动的方案是什么。即便是两个方案各有利弊的情况下,你也应该亮出你的个人观点并且给出解释。举例来说,“A方案和B方案各有利弊并且有不同的团队分别支持方案A和方案B。我倾向于选择B,基于X,Y和Z这三个理由”。

(5)利用数据和判断力

用数据来支持你的主张。如果你说“应该选择B”,接下来马上要说“因为X,Y和Z”(X,Y和Z最好是详实的数据)。确保对所展示的数据有信心!(如果你认为你的数据有些不完善或者不完整的地方但是依然有价值,最好主动指出来,这样好过在讨论中被别人指出来)。如果你没有所需要的数据且在依靠你的判断力时,明确承认这一点并阐释你给出结论的思考过程。

(6)使用精确的指标

当你使用现对指标时,请提供一个绝对的比较基准。比如“运营利润增加了240个基点,从26.0%到了28.4%”

第三步:修改

(1)瘦身,删掉注水的文字

● 去掉形容词和副词:形容词和副词是商业环境里清晰和简洁的敌人。请注意在下面两个句子中把下划线的副词去掉后,句子会更短且更有力:

“我们会完全地解决这个问题”;

“这会显著地提升客户体验”。

● 删掉意思重复的句子和不必要的短语,比如“我觉得,我相信,我认为……“

(2)检查格式和文字,不要有错别字和语病

我们亲手发出的文字,是自己工作专业度和成熟度的证明,值得慎重对待。在发出之前通读一遍,仔细检查有无错别字、标点符号问题、有无不通顺的句子等等。

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