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项目管理,难就难在做好这5件事

以下文章来源于项目管理俱乐部 ,作者Tsing

对项目经理,特别是对那些年轻的项目经理来说,感受最深的莫过于项目难做。项目时间紧、工期长、需求多、资源短缺是家常便饭,时常还会遇到沟通和自我情绪调节的问题。

我认识的大部分项目经理都有这样一段经历,刚入行时,非常刻苦,学习的劲头很足,但工作了一段时间后,就发现自己渐渐干不动了,客户刁钻、需求多到怀疑人生,项目还总出问题……困难一多,项目经理就会怀疑到底是自己能力不足还是项目太难做。

笔者与几位从业时间比较长的项目经理长谈后,发现项目管理工作确实很难,但通过一次次的思考和总结,就能提高业务水平,从而更好地完成工作。今天就从以下5方面分享,希望能对大家有所帮助。

1.培养项目风险管理思维

如果说进度管理是衡量项目经理业务水平最直观的标准,那么风险管理水平就是拉开项目经理间差距的重要因素。风险管理是一种思维,从结构化思维看待风险管理,我们可以将它分为三个层次:认得清、看得见、搞得定。

第一层,认得清源于认知,事情不会如想象中顺利,因此认知是树立风险意识的前提。

第二层,看得见源于积累,风险管理的源头是风险识别,是项目过程中的重要条件,对内要形成“实践—总结—分享”的习惯,对外要擅于借鉴他人案例。

第三层,搞得定源于方法,想要风险管理做得好,一定要掌握一套完整且成熟的风险管理方法,从计划到监控一个不能少。

风险管理思维不是一个能迅速养成的能力,至少需要3~5年的职业浸润。当我们的大脑积累了足够的案例,同时思维模型通过训练得到强化后,才能识别项目过程中可能存在风险,并设计程序去控制风险。因此,注重培养职业敏锐性非常重要。

那么,如何培养职业敏锐性?

(1)积累经验充实案例库,并复盘。案例去哪里找?实际项目是最好的来源,不仅可以用来分析,还可以去实践。另外,我们还可将公司历年总结或典型案例作为补充,对将案例进行复盘,内化的经验可用于下一项目。

(2)培养项目逻辑思维能力。我们可以通过学习专业的项目管理课程来做到这一点。

2.建立项目全局观

有了风险管理思维后,我们还要培养如何落实项目管理工作的能力。

一般来说,项目管理流程涉及启动、规划、执行、监控和收尾5个过程组,步骤很多且复杂。但了解这个流程后,我们就掌握了可以独立做项目的路径。之所以强调项目全局观,原因有两点。

(1)流程思维很重要。项目管理流程的每一个环节都有其存在的必要性,我们可以充分利用它帮助我们推进项目工作,并在此基础上不断改进和提升。

(2)流程折射出学习路径。每个过程组都代表学习模块。有了全局和流程,我们就能把握每一个要做的事项,并清楚它在整个环节中的位置和意义。

3.建立沟通机制,锻炼沟通能力

积极沟通、及时反馈和高效落地在项目管理中极为重要。但实际项目管理中,的确存在很多棘手的问题,人员多、部门多,沟通起来也确实存在难度,并且也存在无效沟通的状态。举一个职场中常见的例子,“这个事情我已经告诉他了,你直接去问他。”这就属于不成功的沟通,也就意味着这部分工作无法有效展开。

在项目管理过程中,项目经理的沟通时间非常多,同样的一件事,用不同方式说出来,会收获不同的效果。下面列举可以快速提升沟通能力的有效方法。

(1)多观察和总结,认清自身的定位和不足,了解对方。

(2)了解实际情况,懂得取舍,明确合作点和利益点。

(3)参加好的经验分享会或职业技能培训。

(4)学习口头沟通、书面沟通的技巧。

(5)可以适当学一些沟通心理学。

(6)在任何时候,不说别人的坏话,不议论别人。

沟通是传递信息的过程,是项目取得成功的硬性条件。想要达到预期效果,项目经理就必须在项目团队内、外部环境建立起沟通渠道,快速准确地传递信息,从而达到各成员的协调一致,也使成员明确各自的职责,了解自身工作对实现项目目标所做的贡献。

4.学习专业知识,拓展维度

从广义上来说,项目经理不仅需要掌握项目管理类知识,同时也需要掌握技术、产品等专业知识。那么,项目经理如何学习呢?

例如,参加 PMP 考试,是项目经理从了解到掌握项目管理知识的路径。如何将知识融入实际工作呢?项目经理可以参照以下四步。

(1)搜集与提炼有用信息。信息时代,项目经理要能够从繁杂的信息中搜集并提炼有用信息,以不断充实资料库。

(2)思考与总结。勤思考、善于总结才能真正领会知识的实质。

(3)实践。将所学的知识运用到项目中,实际操作一遍。

(4)内化运用。实践后,以复盘或日常沟通的方,将项目经验进行内化,从而达到熟练运用。

5.释压和自我情绪调节

作为新入行的项目经理,你或许曾有过这样的想法:虽然工作强度大,也比较辛苦,但我能吃苦,也喜欢有挑战的工作。

但事实总是没有想象中的美好,真正进入项目管理岗位后,项目经理会面临权力与责任不对等、工作内容繁杂、资源紧缺成为常态、团队管理问题日益复杂、项目存在大量变更等不同挑战。

除此之外,项目经理还会遇到大量的具体问题,有技术的、管理的,还有内部、外部的,上级、下级部门的……项目经理的压力之大可想而知。

只要对症下药,任何矛盾都可以找到解决方法。那么,在面对巨大的压力时,项目经理又该如何应对呢?下面列出一些应对压力的方法。

(1)确定符合实际情况的目标和期望。很多人的压力其实源于对自己过高的期望,总想达到不切实际的目标。特别在成功论的渲染下,引发了众人的效仿。但成功经验并非能复制,项目经理适当变换一下目标,也许就能柳暗花明。

(2)转换心态,接受压力,积极应对挑战。积极的心态是释放压力的良药,给我们带来压力的问题,往往是我们提高自身能力的机会。

(3)做好时间管理,分清轻重缓急。通过时间管理,项目经理对待办事情分清轻重缓急,避免紧急情况下手忙脚乱,从而更加高效合理地使用时间,同时,将注意力集中于真正紧要的工作上。

(4)运动舒压,调节情绪。职场人压力大,缓解压力才能更好地工作。除了多锻炼身体外,项目经理可以培养一种易执行且能满足自己的兴趣爱好,或与人生态度积极的人多交流,赶走负面情绪。每个人都会有来自不同方面的压力,有压力就要及时舒压,调节好情绪。

最后,项目管理工作和我们生活中的其他挑战一样,要想做到化繁为简,还是得靠我们自己。

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